公關(guān)活動(dòng)策劃指南：從了解基本信息到應(yīng)急預(yù)案的全流程解析

我們?cè)跒榭蛻?a href='http://www.a1721.com/case/' target='_blank'>策劃公關(guān)活動(dòng)之前，一般都會(huì)對(duì)客戶的企業(yè)形象及現(xiàn)狀進(jìn)行分析了解，并做出診斷，最終提供整體的項(xiàng)目方案。

那么我們?cè)谂c客戶溝通公關(guān)活動(dòng)時(shí)，操作流程應(yīng)該是怎樣的呢？

01 了解活動(dòng)基本信息

02 站點(diǎn)推薦指數(shù)

03 確認(rèn)活動(dòng)主題

04 利用媒體傳播

05 活動(dòng)創(chuàng)意點(diǎn)

06 活動(dòng)流程規(guī)劃

07 活動(dòng)預(yù)算統(tǒng)計(jì)

08 活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案

很多客戶經(jīng)常找我，讓我辦一個(gè)PR活動(dòng)，給我一個(gè)活動(dòng)方案，但是很多活動(dòng)信息白白的沒(méi)有給我們，所以在PR活動(dòng)前期一定要明確以下幾個(gè)問(wèn)題：

舉辦公關(guān)活動(dòng)的目的是什么？是為了提升品牌知名度還是推出產(chǎn)品？

這個(gè)活動(dòng)什么時(shí)候舉行？

您希望在一天中的什么時(shí)間舉辦活動(dòng)？上午 10 點(diǎn)之后還是下午 2 點(diǎn)之后？

涉及人員是誰(shuí)？客戶還是記者？

您想在什么類(lèi)型的場(chǎng)地舉辦婚禮？高端大氣還是低調(diào)奢華？

這次活動(dòng)的預(yù)算大約是多少？

01 了解活動(dòng)基本信息

當(dāng)以上信息都明確之后，客戶就需要把這些信息提供給我們，然后我們就會(huì)根據(jù)這些信息來(lái)制定相應(yīng)的策劃方案，我們得到的活動(dòng)基礎(chǔ)信息越充分，我們制定的策劃方案就越貼近客戶的需求。

02 站點(diǎn)推薦指數(shù)

我們根據(jù)客戶活動(dòng)的基本信息來(lái)尋找場(chǎng)地。比如一般的新聞發(fā)布會(huì)都會(huì)在五星級(jí)酒店舉行，那么我們就會(huì)推薦五星級(jí)酒店。我們需要清楚知道會(huì)議廳的面積、會(huì)議廳的高度、可容納的人數(shù)、燈光的高度。在尋找場(chǎng)地的時(shí)候，我們一定要多準(zhǔn)備幾個(gè)，甚至用推薦指數(shù)來(lái)表明哪家五星級(jí)酒店的服務(wù)最好、舉辦過(guò)哪些類(lèi)型的活動(dòng)。最后，我們找到最符合這次活動(dòng)的場(chǎng)地。

03 確認(rèn)活動(dòng)主題

活動(dòng)主題是活動(dòng)內(nèi)容本身的高度概括，對(duì)整體活動(dòng)本身有非常重要的引導(dǎo)作用南京活動(dòng)搭建，南京活動(dòng)執(zhí)行，南京活動(dòng)策劃，南京恒睿文化傳媒，南京舞臺(tái)設(shè)備租賃，南京同城活動(dòng)，南京線下活動(dòng)，活動(dòng)策劃，活動(dòng)搭建，恒睿文化，南京活動(dòng)公司，南京舞美燈光，南京會(huì)場(chǎng)搭建，南京會(huì)議布置，南京美陳工廠，南京會(huì)務(wù)公司，可以讓參與的嘉賓也就是參與者了解活動(dòng)。如果連參與者都不知道你的活動(dòng)主題想要表達(dá)什么？這意味著活動(dòng)肯定是失敗的。所以一個(gè)好的活動(dòng)主題對(duì)于一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)的成敗至關(guān)重要。好的活動(dòng)主題能夠輕松傳播，最大化活動(dòng)的效果。

確定活動(dòng)主題，首先要細(xì)化公關(guān)活動(dòng)的賣(mài)點(diǎn)是什么？然后根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)和參與對(duì)象進(jìn)行優(yōu)化?？傊?，活動(dòng)主題要凸顯本次活動(dòng)的特色（亮點(diǎn)）。

04 利用媒體傳播

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，各類(lèi)活動(dòng)都希望借助媒體、新媒體、網(wǎng)紅、KOL等明星資源來(lái)推動(dòng)公關(guān)活動(dòng)。有時(shí)候從舉辦活動(dòng)本身的角度來(lái)說(shuō)，線上帶來(lái)的效果往往比線下更好，因?yàn)楝F(xiàn)在智能手機(jī)在國(guó)內(nèi)已經(jīng)非常普及，很多用戶都是從網(wǎng)上獲取信息、查看自己喜歡看的內(nèi)容。所以現(xiàn)在有了數(shù)字化活動(dòng)。一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)必須要借助媒體傳播，首先要確認(rèn)邀請(qǐng)哪些媒體、明星到現(xiàn)場(chǎng)，哪些媒體只需要線上發(fā)新聞稿即可。然后是否需要直播互動(dòng)、網(wǎng)紅直播等，目前在很多活動(dòng)中都能看到這些玩法，甚至活動(dòng)預(yù)算充足的話，可以放一些微信公眾號(hào)。（之前在這篇文章《活動(dòng)經(jīng)理：利用野性力量應(yīng)對(duì)全媒體時(shí)代的活動(dòng)行業(yè)》中詳細(xì)介紹了如何做媒體下的公關(guān)活動(dòng)）。

05 活動(dòng)創(chuàng)意點(diǎn)

創(chuàng)意是整個(gè)公關(guān)活動(dòng)的紐帶，是品牌與消費(fèi)者相互了解的橋梁。對(duì)于一個(gè)品牌來(lái)說(shuō)，一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)如果沒(méi)有好的創(chuàng)意點(diǎn)，就無(wú)從談起新聞話題和看點(diǎn)。那么小編可以粗略地把公關(guān)活動(dòng)的創(chuàng)意點(diǎn)分為三種：

1）策略性創(chuàng)意：一般大公司都會(huì)有自己的年度公關(guān)策略規(guī)劃，公關(guān)活動(dòng)只是其中很小的一部分。在思考公關(guān)活動(dòng)創(chuàng)意時(shí)，一定要圍繞品牌的年度公關(guān)策略，再進(jìn)行整體的創(chuàng)意構(gòu)思。

2）形式創(chuàng)意：形式創(chuàng)意包括“新聞發(fā)布會(huì)、項(xiàng)目路演、會(huì)議論壇、活動(dòng)贊助、事件營(yíng)銷(xiāo)等”等等。

3）創(chuàng)意的執(zhí)行：創(chuàng)意的執(zhí)行是關(guān)鍵的一步，包括活動(dòng)的空間展示、舞臺(tái)設(shè)計(jì)與平面設(shè)計(jì)、活動(dòng)亮點(diǎn)、互動(dòng)視頻的制作、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的高科技呈現(xiàn)等。例如，可以將最近流行的AR、VR技術(shù)融入到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。讓參與者在活動(dòng)結(jié)束后知道這是一個(gè)什么樣的品牌，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的亮點(diǎn)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，形成口碑傳播。

例如：今年2月，活動(dòng)經(jīng)理為金伯利鉆石策劃了一場(chǎng)時(shí)尚頂級(jí)晚宴+新品發(fā)布會(huì)。本次年會(huì)的主題是“再創(chuàng)高峰、拓展格局、閃耀未來(lái)”，重點(diǎn)在“閃耀”。因此，在開(kāi)幕式上，金伯利全新廣告片（月光女神）首次在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)布。更讓人意想不到的是，月光女神女主角親臨現(xiàn)場(chǎng)，佩戴價(jià)值1.26億元的25克拉珍稀鉆石走秀，驚艷全場(chǎng)，演繹現(xiàn)實(shí)版耀眼“月光女神”，讓整場(chǎng)秀絢麗奪目，散發(fā)??無(wú)限魅力！

活動(dòng)創(chuàng)意其實(shí)是由活動(dòng)執(zhí)行和細(xì)節(jié)決定的。很多活動(dòng)公司做出的創(chuàng)意方案想象力很完美，但現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行就大不一樣了?！皠?chuàng)意是豐富的，執(zhí)行是骨骼的”，效果圖、創(chuàng)意方案都很漂亮，但能不能交付，還要拭目以待。行業(yè)要求任何道具、陳列細(xì)節(jié)都要很有質(zhì)感、很精致?，F(xiàn)場(chǎng)客戶往往會(huì)在很小的細(xì)節(jié)上找你麻煩，你會(huì)很被動(dòng)。如果活動(dòng)創(chuàng)意環(huán)節(jié)執(zhí)行不力，后果可想而知（公關(guān)活動(dòng)的執(zhí)行會(huì)在下一篇文章詳細(xì)寫(xiě)到）。

06 活動(dòng)流程規(guī)劃

當(dāng)公關(guān)活動(dòng)所需的所有物料都設(shè)計(jì)制作完畢后，接下來(lái)就是完成活動(dòng)前的場(chǎng)地搭建和其他區(qū)域的布置，包括活動(dòng)前的彩排和現(xiàn)場(chǎng)檢查。當(dāng)一切準(zhǔn)備就緒后南京活動(dòng)搭建，南京活動(dòng)執(zhí)行，南京活動(dòng)策劃，南京恒睿文化傳媒，南京舞臺(tái)設(shè)備租賃，南京同城活動(dòng)，南京線下活動(dòng)，活動(dòng)策劃，活動(dòng)搭建，恒睿文化，南京活動(dòng)公司，南京舞美燈光，南京會(huì)場(chǎng)搭建，南京會(huì)議布置，南京美陳工廠，南京會(huì)務(wù)公司，活動(dòng)才會(huì)正式開(kāi)始。一般公關(guān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)流程分為以下幾點(diǎn)：

1）嘉賓簽到、入場(chǎng)

2）主持人致開(kāi)幕詞

3）領(lǐng)導(dǎo)人講話

4）產(chǎn)品發(fā)布和演示

5）啟動(dòng)儀式

6）嘉賓合影

7）晚餐和表演

07 活動(dòng)預(yù)算統(tǒng)計(jì)

舉辦公關(guān)活動(dòng)，首先要知道活動(dòng)的預(yù)算，以及整體的預(yù)算成本。一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)預(yù)算要么是主辦方提前告知活動(dòng)公司，活動(dòng)公司根據(jù)主辦方的預(yù)算來(lái)策劃活動(dòng)，并估算可行性和可操作性。也有一種情況是主辦方不能給出活動(dòng)預(yù)算，活動(dòng)公司需要自行報(bào)價(jià)。

不論主辦方是否給出實(shí)際預(yù)算，我們都需要給出詳細(xì)的活動(dòng)報(bào)價(jià)清單；這其中包括嘉賓邀請(qǐng)、住宿、交通、場(chǎng)地租金、現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)用、餐飲、裝飾、舞臺(tái)布置、舞臺(tái)燈光、特效、物料制作、攝影、宣傳物料、公關(guān)費(fèi)用、媒體、演職人員費(fèi)用、各種雜費(fèi)等。并且預(yù)算清單必須一目了然，讓客戶一目了然。

08 活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案一般只出現(xiàn)在千人以上的大型公關(guān)活動(dòng)中，百人規(guī)模的活動(dòng)基本不會(huì)出意外，相反千人以上的活動(dòng)卻經(jīng)常出意外，比如江蘇外灘跨年踩踏事件、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)斗毆事件等。從活動(dòng)公司的專(zhuān)業(yè)角度來(lái)說(shuō)，無(wú)論活動(dòng)規(guī)模大小，應(yīng)急預(yù)算都必須準(zhǔn)備齊全并執(zhí)行。

1）活動(dòng)預(yù)警：活動(dòng)前三天查看天氣預(yù)報(bào)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)戶外活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整或延期。若為室內(nèi)活動(dòng)，則在活動(dòng)前一天向嘉賓發(fā)送天氣信息短信。

2）場(chǎng)地防火：與場(chǎng)館方核實(shí)場(chǎng)地周邊消防措施是否齊全、到位，是否有緊急出入口方便人群疏散。

3）醫(yī)療預(yù)案：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備一個(gè)醫(yī)療包，準(zhǔn)備一些常用藥品、創(chuàng)可貼、紗布等。

舉辦活動(dòng)，必須未雨綢繆，作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，必須想到所有可能發(fā)生的情況，不要等到事情發(fā)生才后悔莫及。舉辦活動(dòng)不像拍電影，沒(méi)有補(bǔ)救的余地。所以要多看、多做、多思考。

二、公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施指南

做過(guò)活動(dòng)策劃的應(yīng)該都知道，一個(gè)公司舉辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)往往需要投入大量的財(cái)力、物力、人力。在公關(guān)活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，往往會(huì)遇到很多自己沒(méi)有意識(shí)到的問(wèn)題，比如：過(guò)程中害怕出錯(cuò)，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生讓領(lǐng)導(dǎo)不開(kāi)心的事情，預(yù)算不足，活動(dòng)效果不好，甚至現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生讓他們措手不及的事情。如何才能避免這些問(wèn)題呢？今天就和大家分享一下公關(guān)活動(dòng)的執(zhí)行流程以及需要注意的一些細(xì)節(jié)。

一般的公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行流程分為以下幾大步驟：

01 網(wǎng)站布局

02 活動(dòng)彩排

03活動(dòng)管理

04 費(fèi)用清單

05 活動(dòng)總結(jié)

01 網(wǎng)站布局

俗話說(shuō)“萬(wàn)事開(kāi)頭難”，公關(guān)活動(dòng)的難點(diǎn)就在于場(chǎng)地的選擇和布置。那么我們?cè)撊绾螌W(xué)會(huì)與場(chǎng)地溝通呢？首先要做好場(chǎng)地的前期調(diào)查和確認(rèn)工作：

1）確定安排公關(guān)活動(dòng)的時(shí)間；

2）確定進(jìn)出路線，例如停車(chē)區(qū)域、卸貨區(qū)域、是否有貨梯，以及可以通過(guò)的物料量等；

3）確定活動(dòng)的功耗和開(kāi)關(guān)的位置；

4）確定客運(yùn)電梯、樓梯、緊急出口的位置；

5）確定特邀嘉賓的座位及休息室；

6）確定嘉賓簽到臺(tái)及展示區(qū)的位置；

7）確定座位的數(shù)量、排列方式和樣式；

8）確定賓客活動(dòng)區(qū)域、茶歇地點(diǎn)等；

9）確定現(xiàn)場(chǎng)是否有網(wǎng)絡(luò)及覆蓋；

10）確定現(xiàn)場(chǎng)照明的位置；

11）確定空調(diào)溫度、講臺(tái)位置及高度；

12）確定停車(chē)場(chǎng)的位置和數(shù)量；

13）確定活動(dòng)場(chǎng)地總面積及各區(qū)域面積。

第二是對(duì)活動(dòng)所需物資進(jìn)行最后檢查，如果提前發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，可以盡快更換：

1）仔細(xì)檢查物料生產(chǎn)的數(shù)量、顏色、圖像、LOGO、日期、時(shí)間等；

2）檢查噴墨打印作品的質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，如重新上墨、顏色調(diào)整及處理等；

3）核實(shí)現(xiàn)場(chǎng)使用的材料是否真實(shí)；

4）項(xiàng)目建設(shè)是否按預(yù)期進(jìn)行；

5）檢查所有施工人員是否到位，并與施工經(jīng)理聯(lián)系；

6）高標(biāo)準(zhǔn)工地可能要求施工人員出示身份證、照片方可進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)；

7）編制施工材料清單計(jì)劃，檢查是否按期完成，確認(rèn)返工時(shí)差；

8）現(xiàn)場(chǎng)可準(zhǔn)備一些各種顏色的雙面膠帶或者透明膠帶，輔助工具盡量多帶。

接下來(lái)就是進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)，負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)工程的完成：

1）現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸物料的通道入口及貨梯位置；

2）確定舞臺(tái)及主背景板的位置，測(cè)量前后距離；

3）核對(duì)背景板、展示區(qū)位置，確認(rèn)如何擺放；

4）活動(dòng)標(biāo)牌、活動(dòng)展架、橫幅的擺放位置；

5）控制臺(tái)、燈光架、音響、視頻設(shè)備的位置；

6）現(xiàn)場(chǎng)施工人員應(yīng)注意安全問(wèn)題，活動(dòng)期間不得隨意改變崗位、離開(kāi)崗位。

至此，網(wǎng)站的搭建工作基本就完成了，但你以為這樣就夠了嗎？你還需要充當(dāng)“檢查員”，檢查一下容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，比如：

1）音響設(shè)備設(shè)置完畢后，及時(shí)選擇背景音樂(lè)；

2）接收主辦方提供的客戶信息，如禮品袋，資料等；

3）將活動(dòng)所需要的信息集中存放在一處，進(jìn)行統(tǒng)一管理和分發(fā)；

4）檢查活動(dòng)所需道具；

5）所有資料的圖像和位置是否正確；

6) 嘉賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的路線上是否有雜物或地毯缺陷？

7）對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正。

02 活動(dòng)彩排

1）首先確認(rèn)所有排練人員是否到位；

2）確認(rèn)舞臺(tái)燈光、音響設(shè)備是否調(diào)試正確；

3）確認(rèn)禮儀、表演人員、攝影師、攝像師、主持人到達(dá)時(shí)間，并在活動(dòng)前進(jìn)行面對(duì)面溝通；

4）確保VIP嘉賓名單正確，如有變動(dòng)，及時(shí)與主辦方溝通；

5）確認(rèn)主席臺(tái)上的桌花、擺放是否到位；

6）最后檢查場(chǎng)地地板是否保持清潔。

完成活動(dòng)彩排流程后，就可以放松一下或者找個(gè)僻靜的地方小憩一下，接下來(lái)就是等待活動(dòng)開(kāi)始了！

03 活動(dòng)管理

會(huì)議前：

1）安排禮儀人員及工作人員負(fù)責(zé)客人的入住手續(xù)；

2）安排專(zhuān)門(mén)人員接待VIP客人（詳情可與客戶溝通）；

3）安排禮儀，向VIP嘉賓贈(zèng)送胸花；

4）安排禮儀人員引導(dǎo)賓客入座；

會(huì)議期間：

1）安排工作人員為客人開(kāi)門(mén)、關(guān)門(mén)；

2）活動(dòng)開(kāi)始前，提前五分鐘與全體工作人員確認(rèn)；

3）燈光秀開(kāi)始，音樂(lè)響起，主持人上臺(tái)；

4）會(huì)議各個(gè)環(huán)節(jié)需有工作人員把關(guān)，開(kāi)幕式需有禮儀協(xié)助；

5）隨時(shí)安排攝影師、攝像師在會(huì)場(chǎng)周?chē)臄z照片或視頻；

會(huì)后：

1）VIP嘉賓離開(kāi)會(huì)場(chǎng)時(shí)，電梯或?qū)＼?chē)接送；

2）所有嘉賓離場(chǎng)后，撤展并提醒施工人員注意安全；

3）與場(chǎng)館方結(jié)算場(chǎng)地費(fèi)及其他費(fèi)用；

4）提醒顧客是否將剩余材料打包帶走；

5）最后，將自己的用品帶回家，并檢查是否有東西遺留；

04 費(fèi)用清單

每次公關(guān)活動(dòng)結(jié)束后，都需要一份詳細(xì)的費(fèi)用清單，一般活動(dòng)結(jié)束后的費(fèi)用清單包括以下三種：

1）收取活動(dòng)尾款；

2）表演者費(fèi)用；

3）材料生產(chǎn)成本；

為了達(dá)到活動(dòng)成本的準(zhǔn)確性，盡量將所有費(fèi)用都計(jì)入。在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多意想不到的開(kāi)支需要計(jì)入成本。注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增加或減少相關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出的成本。

05 活動(dòng)總結(jié)

活動(dòng)公司學(xué)會(huì)做活動(dòng)后總結(jié)是很重要的，活動(dòng)結(jié)束后不代表可以不管，活動(dòng)結(jié)束后也要收集一些顧客反饋的數(shù)據(jù)，為下次活動(dòng)積累寶貴經(jīng)驗(yàn)，一定不能在下次活動(dòng)中犯同樣的錯(cuò)誤。

1）收集活動(dòng)照片、視頻；

2）提交客戶滿意度調(diào)查表并抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；

3）收集媒體新聞稿，整理歸檔并發(fā)送給客戶；

4) 結(jié)算活動(dòng)的最終付款；

5）對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)；

墨菲定律說(shuō)：“任何事情都沒(méi)有看上去那么簡(jiǎn)單，可能出錯(cuò)的事就一定會(huì)出錯(cuò)，如果你擔(dān)心某件事發(fā)生，那它就更有可能發(fā)生?！被诖?，它是公關(guān)活動(dòng)中活動(dòng)執(zhí)行的最佳警鐘。

以上就是公關(guān)活動(dòng)策劃與執(zhí)行中要注意的步驟和細(xì)節(jié)，希望對(duì)大家有所幫助。

- 結(jié)尾 -

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