怎樣才能使會議更富有成效？

每個人都討厭開會。 當人們有機會在家工作時，毫無疑問他們會說這樣更有效率，因為他們不必去參加會議。 在我參加過的數(shù)千次會議中，我發(fā)現(xiàn)大多數(shù)人在半小時內(nèi)就開始失去注意力，他們的創(chuàng)造性思維能力幾乎被關(guān)閉。

但我們的很多工作都是與其他人一起完成的。 我們需要同事們的集體智慧來尋找新的想法并構(gòu)想全新的方向。 那么如何才能讓會議更有成效呢？

1. 站立開會

許多會議持續(xù)時間太長。 人們往往有一個隱含的假設，即大多數(shù)會議都會持續(xù)兩個小時。 所以不必急于思考，不必急于承擔任務，更不必急于進行。 解決這個問題的方法是不讓人們參加會議。 如果您正在開會，您會希望直入主題并快速結(jié)束會議。 在我領導的公司中，當涉及到領導層變動或團隊協(xié)作等重大問題時，我們就這樣做了。 這些會議從來沒有持續(xù)超過 30 分鐘。

2. 做好必要的準備

我們都習慣于依靠進展緩慢的會議來讓我們有時間趕上我們應該事先閱讀和準備的事情。 如果你想根除這種行為，你必須明確表示，開會時不會把時間花在無目的的消遣上； 大家在參加會議之前必須做好必要的準備。 這樣一見面，大家就都明白了。

3. 創(chuàng)建現(xiàn)場議程

議程是一個暗示，讓每個人都放棄他們不感興趣的提議。為了防止這種情況發(fā)生，您需要設計一個流暢的議程。 會議開始時詢問問題是什么，聽取他們的想法，然后按照最合適的順序解決這些問題。 當沒有人知道接下來會發(fā)生什么時，他們的注意力就會非常集中。

當我擔任顧問時，我參加了很多會議，我在心里計算了一次會議的成本：每個人的小時費率乘以我們一起參加會議的時間。 在許多公司，每小時的成本為數(shù)千美元。 僅此一點就教會我說話簡潔明了。 會議費用昂貴——所以最好花得值。