關于大型會議活動組織的分享總結(jié)，你想知道的都在這里！

一、準備工作

1、明確大型會議活動涉及人員

例如：工作人員、渠道商、客戶群體、媒體單位、專家團隊、政府官員

2、組織架構(gòu)的確定和搭建

搭建組織架構(gòu)時，可以參考以下模板（可根據(jù)實際情況進行調(diào)整）：

總法律顧問 - 首席執(zhí)行官 - 負責每個模板的執(zhí)行

各組件的主要職責如下：

總法律顧問：參與制定規(guī)劃計劃，給出組織結(jié)構(gòu)所需人員數(shù)量的范圍，并確定財務預算。

高管責任的九大部門：各自在相應的部門有自己的長處，比如金融部門、運營部門、宣傳部門等都需要掌控金錢，所以需要一個善于管理金錢的高管來掌控。

3、確定崗位職責

目的：明確工作職責范圍，防止推諉責任，避免陷阱，規(guī)避風險

以現(xiàn)場執(zhí)行部分為例：

參加會前的活動策劃部分，及時了解流程變化并準備應對措施； 組織實施工作組的往返行程； 配合會場布置團隊完成會前的會場布置等相關工作； 會前與嘉賓接待管理團隊共同完成臺下座位卡的制作、裁剪、裝訂； 會前大桌卡的制作以及大桌卡在舞臺上的擺放； 會前辦公用品采購需求的提交及交付和儲存； 會前辦公用品采購溝通協(xié)調(diào)工作； 會議開始前在臺下為領導人放置座位卡； 為臺下媒體放置座位卡； 高峰論壇舞臺地點禮儀指導的溝通協(xié)調(diào)； 現(xiàn)場執(zhí)行時的場景布置組織及溝通協(xié)調(diào)； 現(xiàn)場執(zhí)行期間協(xié)調(diào)禮儀話筒傳遞，引導嘉賓并確保嘉賓在現(xiàn)場； 現(xiàn)場執(zhí)行過程中流程發(fā)生變化時及時與主機溝通； 與現(xiàn)場布置人員及禮儀人員密切溝通，及時調(diào)整信息； 臨時增加賓客卡制作、現(xiàn)場擺放及位置引導； 組織協(xié)調(diào)工作組成員礦泉水瓶的安置、礦泉水的到達以及未開封礦泉水的回收； 會后席位卡的回收和包裝； 會后簽署文件的回收和包裝； 會后辦公用品統(tǒng)一包裝和管理； 組委會臨時交辦的其他事項。

4.確定關鍵節(jié)點并相應執(zhí)行

重要關鍵節(jié)點：誰對計劃有決策權(quán)等。

其他關鍵節(jié)點：確定參與人員、確定參與客戶等。

5.確定活動準備的內(nèi)容，如：材料和預算

首先，在確定活動準備內(nèi)容時，必須確定發(fā)起人，如：材料發(fā)起人、成本預算發(fā)起人、或者領導邀請發(fā)起人等。

其次，在制定預算時，首先要確定相關的審批人，比如：是否由項目組審批，或者由職位審批等。

6、需要關注的流程（流程進行中，需要關注進度較慢的部分）

首先，對環(huán)境和流程不熟悉導致流程進度緩慢。 比如，對于新員工，我們可以幫助新員工熟悉流程和公司關系，一步步告訴他們要做什么、找誰、什么時候有結(jié)果。

其次，遇到相互回避、不配合的情況時，可以明確溝通平臺和溝通流程，找到上級領導進行決策。

第三，決策層面出現(xiàn)問題，比如計劃發(fā)生變化等。 計劃經(jīng)常需要改變，并且經(jīng)常需要召開會議。 因此，為了更快地確定計劃，可以找老板或者能做決策的人一起參與。

第四，對于難以推動的流程或環(huán)節(jié)，要找到能夠調(diào)動這些人員的人，進行安排，如何調(diào)動，調(diào)動多少人等。（如果流程或環(huán)節(jié)也可以用同樣的方法推廣難度大）

7、物資管理（哪些地方、哪些環(huán)節(jié)需要什么物資，交給誰？）

例如：安保材料、宣傳材料、嘉賓材料、客戶材料、辦公用品等確定后，需要進行采購、分發(fā)、盤點。

注：宣傳材料是最難的部分，因為宣傳材料是跟隨計劃的，當計劃發(fā)生變化時也會相應變化，所以需要及時采購，然后分發(fā)、清點。

8. 嘉賓座位順序

可以提前整理成Excel表格，然后提交給負責領導審核批準。

（前期準備工作復雜繁瑣，建議您編寫一份管理手冊進行回顧和比較，但前期準備工作完成后，您將面臨更大的挑戰(zhàn)，那就是現(xiàn)場執(zhí)行）

2. 現(xiàn)場工作執(zhí)行

1. 制定執(zhí)行清單

通過一個簡單的例子讓大家更清楚的理解

示例：簽約儀式

簽字人1：XXXX

簽字人2：XXX

見證人：XXX

臺上嘉賓位置圖：提前用excel排好

材料：幾張桌子、幾把椅子、幾份合作備忘錄文件、幾支簽字筆、幾本簽名簿

座位卡：人員姓名/單位名稱

2、證人安排（合理使用接待人員）

有些活動需要見證人，但往往因為出席的領導和嘉賓較多，會議時間也比較長，所以會出現(xiàn)一些嘉賓即將出現(xiàn)但不在現(xiàn)場的情況。 可以讓接待人員提前三個流程告知客人即將出現(xiàn)，即提前讓客人知道。 客人們正在等待，以避免這種情況發(fā)生。

3、材料到位（以簽約儀式為例）

首先，簽字儀式所需的材料，如桌子、椅子、筆記本等必須到位。 其次，人員要到位，就是找人做搬桌子、搬椅子、擺放筆記本、記事本、卡片等非常細致的工作。 最后，物與人的對應關系需要會議負責人協(xié)調(diào)確定。

4. 工藝演練

每個部分都需要提前排練，尤其是對嘉賓來說。 如果客人要演講，即使客人溝通后說不需要稿件，也要做好準備。 稿件的寫作可以通過前期的文案準備。

3. 其他準備工作和陷阱總結(jié)

1、通過以下方式對參與員工進行及時關懷：

①心理疏導，重在解決問題

②提供支持（人員協(xié)調(diào)、進度推進）

③解決基本問題（吃飯、休息等）

④ 營造氛圍（以身作則，明確目標，不惹事生非）

⑤表揚、鼓勵、信任等。

⑥表彰活動

⑦加班是否可以調(diào)整休息時間等。

2、大型會議活動常見陷阱：

①策劃計劃：總顧問參與策劃計劃時，記得先明確后續(xù)總顧問參與的次數(shù)。 否則很容易出現(xiàn)方案即將敲定，總顧問不同意，直接推翻方案，導致之前的努力化為0。

② 活動邀請：一些政府官員在邀請時，不希望信息泄露。 另外，有些公司有規(guī)定不得主動添加客人微信，也不能主動詢問客人的電話號碼，除非客人主動聯(lián)系。 這時候就會因為缺乏聯(lián)系信息而出現(xiàn)信息不對稱，比如哪些客人會來，哪些客人什么時候離開，客人的行程有漏洞等。

③物資管理：在物資管理中，采購和配送比較簡單，但庫存比較困難。 需要交給現(xiàn)場具體需要該材料的人，而且一定要交給負責人。 否則只會知買不知。 物資到達后，誰來接貨？ 這就產(chǎn)生了信息不對稱的問題。

④ 賓客座位：即使提前準備好了賓客座位，仍然會有客人對座位不滿意。 面對這種情況，在安排客人座位時，需要提前與之前接觸過客人的同事了解。 哪些客人對位置比較敏感，或者會關心這件事，考慮得更仔細一些。 畢竟，惹惱了嘉賓，會影響整個活動的順利進行。