交換禮物活動策劃全流程解析，從籌備到舉辦一篇搞定

南京恒睿文化傳媒，南京一站式活動策劃，活動執(zhí)行，活動公司

四、參與人員

參與活動的具體人群，如公司員工、社團成員、社區(qū)居民等

階段五，活動流程，在活動籌備階段（提前天），其一，成立活動籌備小組，其次，組長是，其職責(zé)為負責(zé)整體活動的策劃與協(xié)調(diào)，最后，成員是 。

有成員名單，還有那各自職責(zé)，比如說場地布置組要負責(zé)場地做裝飾，禮品采購組得負責(zé)禮物去挑選以及采購等 。

根據(jù)參與人數(shù)以及活動需求來確定活動場地，挑選適宜的場地。得以保障場地空間寬廣寬敞，環(huán)境舒適宜人，并且具備必需的一些設(shè)施，像是桌椅以及音響設(shè)備等等之類。跟場地提供方交流溝通活動時的細節(jié)情況，去簽訂場地使用協(xié)議，清清楚楚地明確雙方的權(quán)利還有義務(wù)。設(shè)計并制作相關(guān)活動宣傳海報、邀請函等宣傳方面的資料，突顯活動主題以及亮點之處。借助多種各種各樣的渠道來做做宣傳推廣工作，像公司內(nèi)部相應(yīng)的郵件、社交媒體平臺、社區(qū)公告欄等，去吸引目標人群前來參與。設(shè)置報名之方式，像是線上報名之鏈接、線下報名之地等，用以便利參與者去報名登記。向參與者發(fā)出禮品征集的通知，闡述禮品的要求以及范圍，諸如價值適度、具備一定特色或者實用性等。設(shè)立禮品收集之處所，安排專門之人負責(zé)去接收以及保管禮品。對收集而來的禮品予以分類整理、編號登記，且保證禮品的質(zhì)量與完整性。依據(jù)參與人數(shù)和禮品數(shù)量，準備適量的備用禮品，用以應(yīng)對可能出現(xiàn)的禮品缺失或者損壞情形 。5. 依據(jù)活動流程以及需求來開展物資采購，采購活動所需各類物資，像是裝飾材料、抽獎獎品、食品飲料、文具等等。針對采購而來的物資予以詳細盤點以及檢查，要保證數(shù)量充足、質(zhì)量合格，并且妥善進行保管。 6. 針對活動籌備小組還有工作人員展開培訓(xùn)，讓他們熟悉活動流程、規(guī)則以及各自的工作職責(zé)。培訓(xùn)涵蓋的內(nèi)容有活動現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)、禮品交換環(huán)節(jié)的引導(dǎo)、應(yīng)急情況的處理等等，以此來提高工作人員的服務(wù)意識以及專業(yè)水平。在活動當(dāng)天上午的時候，場地布置組要提前抵達場地，得依據(jù)著設(shè)計方案去開展布置工作，要懸掛起活動橫幅，還要擺放好桌椅，并且裝飾活動區(qū)域等好多事宜，以此來營造出溫馨、歡樂的那種活動氛圍。同時呢，要在場地設(shè)置禮品展示區(qū)，把編號之后的禮品整齊地給擺放整齊，這樣方便參與者去查看以及了解。另外，要準備好音響設(shè)備，調(diào)試好音樂，從而確?；顒蝇F(xiàn)場有輕松愉悅的背景音樂。簽到入場是在活動當(dāng)天 。

開始時間

開始時間+30分鐘

在活動入口那個地方設(shè)置簽到處站點，安排專門的工作人員去負責(zé)簽到登記這個事情。給參與該活動的人員發(fā)放活動相關(guān)的資料，像是活動流程的詳細說明、禮品交換卡片之類的物品。引導(dǎo)那些參與活動的人員進入現(xiàn)場按照安排就座，安排專門的人員負責(zé)去維持現(xiàn)場的秩序狀況，保證入場這個過程能夠有序地開展進行。3.開場致辭（活動當(dāng)天 ）。

開始時間+30分鐘

開始時間+40分鐘

登場主持人，對活動主題予以介紹，對活動目的加以說明，對活動流程進行講述，對到場嘉賓予以介紹。邀請活動主辦方代表或者嘉賓開展開場致辭，對大家的參與表示歡迎，著重強調(diào)活動的意義以及價值，以此激發(fā)參與者的熱情。4.規(guī)則介紹（活動當(dāng)天 ）。

開始時間+40分鐘

開始時間+50分鐘

主持人對禮物交換活動的規(guī)則以及流程做出了詳細介紹：這其中，每位參與者要把自己所準備的禮物放置在禮品展示區(qū)相應(yīng)的編號位置，借助抽簽或者其他公平的方式來敲定禮物交換的順序，接著根據(jù)順序逐個上臺，于禮品展示區(qū)挑選一份禮物，然而不能挑選自己所帶來的禮物，要是對所選禮物不滿意，能夠在剩余禮物里再次進行選擇，不過僅限更換一次，在選擇禮物之后，要在禮品交換卡片上填寫自身的姓名以及對禮物的簡短描述，隨后將卡片和禮物一并交給禮物的原主人 。主持人向參與者發(fā)出提醒，要讓其遵循規(guī)則，從而維持活動那種公平公正且愉快的氛圍。5.存在禮物交換的環(huán)節(jié)，就在活動當(dāng)天 。

開始時間+50分鐘

開始時間+2小時

依從確定之順序，參與者逐一登臺而為禮物交換之舉焉，主持人立臺上予以引導(dǎo)及解說，以使現(xiàn)場氣氛變得活躍。而工作人員站位臺下，保持密切關(guān)注之態(tài)，務(wù)使交換進程順利開展，還要當(dāng)即應(yīng)答參與者提之疑問，同時，鼓勉參與者表述自家選 禮物所懷之想法與感受，借此促進此般彼此間之交流和互動。 6.存在互動游戲之環(huán)節(jié)乃在活動當(dāng)日 ，。

開始時間+2小時

開始時間+2小時30分鐘

為了能進一步強化活動所具備的趣味性以及互動性，要設(shè)置一個互動游戲的環(huán)節(jié)，像是“接力猜謎語”、“團隊拼圖比賽”這類。由主持人去介紹游戲的規(guī)則以及分組的方式，把參與者劃分成若干個小組來開展比賽。要準備好游戲的獎品，針對獲勝的小組予以獎勵，給參與者頒布獎品且合影留念。7.抽獎環(huán)節(jié)（活動當(dāng)天）。

開始時間+2小時30分鐘

開始時間+小時45分鐘

，在活動開展進程里穿插抽獎環(huán)節(jié)增添活動的驚喜與樂趣，主持人講解抽獎規(guī)則去邀請嘉賓或者主辦方代表當(dāng)作抽獎嘉賓，依據(jù)參與者的簽到號碼或者其他有效方式來抽獎，抽出各個獎項，像一等獎若干名、二等獎若干名、三等獎若干名等閑，給中獎?wù)哳C發(fā)獎品并邀請中獎?wù)甙l(fā)表獲獎感言，8.自由交流時間（活動當(dāng)天）。

開始時間+2小時45分鐘

開始時間+3小時15分鐘

抽獎環(huán)節(jié)完畢之后，安排一段能讓參與者自由交流互動的時間，使他們能夠分享各自的生活、工作以及興趣愛好。工作人員于現(xiàn)場準備一些小吃跟飲料，為參與者營造出輕松愉悅的交流氛圍。9.活動總結(jié)與結(jié)束（活動當(dāng)天）。

開始時間+3小時15分鐘

結(jié)束時間

主持人登上臺去做活動總結(jié)，回顧那活動之中的精彩瞬間，對參與者的積極參與跟支持予以感謝，還對工作人員的辛勤付出表達謝意。再次著重說明活動的意義與價值所在，鼓勵眾人在往后的生活里持續(xù)堅守展現(xiàn)出積極向上、團結(jié)友愛的態(tài)度。宣告活動結(jié)束，引領(lǐng)參與者依照次序離開場地。工作人員承接清理場地的任務(wù)，對物資加以整理，保證場地處于整潔狀態(tài)。六、活動預(yù)算，活動預(yù)算主要涵蓋以下幾個方面：1.場地租賃費用：元，2.禮品采購費用：元（此費用包含征集禮品的成本以及備用禮品的采購費用）南京活動搭建，南京活動執(zhí)行，南京活動策劃，南京恒睿文化傳媒，南京舞臺設(shè)備租賃，南京同城活動，南京線下活動，活動策劃，活動搭建，恒睿文化，南京活動公司，南京舞美燈光，南京會場搭建，南京會議布置，南京美陳工廠，南京會務(wù)公司，3.物資采購需求：裝飾材料、抽獎獎品、食品飲料、文具等，總計元，4.宣傳推廣花銷：宣傳海報、邀請函、線上推廣費用等，總共元，5.人員培訓(xùn)開支：元，6.其他費用情況：像活動當(dāng)天的水電費、臨時工作人員費用等，合計元，總預(yù)算：元，七、活動評估，1.設(shè)立評估指標，參與人數(shù)達成率：為實際參與人數(shù)同預(yù)期參與人數(shù)的占比，用以評估活動的吸引力以及宣傳效果。通過問卷調(diào)查，或者現(xiàn)場訪談的辦法，去收集參與者針對活動內(nèi)容，組織安排，氛圍營造等方面的滿意度評價 。評估活動于參與者之間，公司內(nèi)部，社區(qū)等范圍里產(chǎn)生的影響 ，像是否讓人際關(guān)系得到增進 ，是否使團隊凝聚力得以提升等 。在活動結(jié)束之后 ，及時收集相關(guān)數(shù)據(jù) ，比方說簽到表 ，調(diào)查問卷 ，現(xiàn)場照片以及視頻等 。對收集得來的數(shù)據(jù)加以整理跟分析 ，計算各項評估指標的具體數(shù)值 ，總結(jié)活動的優(yōu)點與不足之處 。首先，依據(jù)活動評估結(jié)果來撰寫活動總結(jié)報告，而后將活動情況以及評估結(jié)論反饋給活動主辦方。接著，針對活動里存在的那些問題與不足之處，提出具有改進作用的建議以及措施，以此為今后舉辦類似活動提供可作為參照的依據(jù)，并起到借鑒的作用。八、注意事項1.關(guān)于安全保障，在活動之前要對場地展開安全檢查，以此確保場地設(shè)施安全且可靠，進而消除安全方面存在的隱患。同時，在活動現(xiàn)場設(shè)置明顯的安全標識以及疏散通道指示，以此確保參與者在緊急狀況下能夠迅速地進行疏散。分別安排專門人士負責(zé)現(xiàn)場安全方面秩序的維護事宜，要及時去發(fā)現(xiàn)以及對突發(fā)安全事件作出處理，以此來保證活動能夠順利開展。嚴格依據(jù)禮品征集通知所提出的要求收取并保管那些可當(dāng)禮品物品，針對禮品展開詳細登記以及編號工作，從而保證禮品的質(zhì)量與數(shù)量得以匹配。于禮物交換這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，工作人員需緊密留意動態(tài)，防止出現(xiàn)禮品丟失、禮品損壞或者禮品被錯拿這類狀況，保障交換進程公平且公正。 針對活動籌備小組和工作人員開展明確工作分工，確保各項工作的責(zé)任能夠落實到具體個人。促使工作人員彼此間的溝通以及協(xié)作得以強化，將工作里出現(xiàn)的問題及時予以解決，確?；顒蝇F(xiàn)場的組織能夠有序進行。在活動進展的過程當(dāng)中，工。

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