如何策劃一場完美的展覽會？想要成功策劃舉辦

成功策劃并舉辦一個展覽并不像你想象的那么簡單。 至少，你需要知道完成一個展覽需要哪些步驟。 讓我們帶您了解，一個成功的展會需要經(jīng)歷這13個步驟。 腳步。

第一步：了解展會情況，收集信息

與主辦方聯(lián)系，他們將傳真或郵寄展覽文件給您。 這些文件應(yīng)包括展覽介紹材料、展覽申請表、展覽費用、相關(guān)服務(wù)、展廳展位圖、參展商手冊等。

第二步：確定展位

展位位置由主辦方全面規(guī)劃。 展位的位置根據(jù)產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排，或者根據(jù)展位費的多少來決定展位的質(zhì)量。 主辦方提供的展位圖標(biāo)明了可用的位置。 人流最多的地方是出入口、衛(wèi)生間、休息室、就餐區(qū)附近。 總之，越早向會議主辦方提交參展申請表，就越容易獲得好席位。

根據(jù)您自己的需求與主辦方聯(lián)系溝通，填寫好參展表格，返回給會議主辦方并確認后，您還需要將全部或部分展位費匯給主辦方作為押金，以便您的展位得到妥善保護。 地點。

第三步：準(zhǔn)備費用預(yù)算

展覽費用包括展位費、展位裝修費、展品運輸費、機票及長途火車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要設(shè)備費、租賃費、活動策劃及宣傳費、資料印刷費、禮品制作費用、會議室租賃費等。在制定展覽預(yù)算時，應(yīng)增加總費用的10%作為不可預(yù)見費用。

第四步：確定展位裝修方案

展位一般分為三種形式，一種是標(biāo)準(zhǔn)展位，一種是改裝的標(biāo)準(zhǔn)展位，最后一種是在裸地上搭建的特裝展位。 根據(jù)實際需求和預(yù)算確定裝修方案。

第5步：租賃申請和活動申請

大多數(shù)參展商都會需要各種臨時租賃物品，包括桌椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡(luò)接口等。另外，如果您在展會期間需要消耗大量的電、水、煤氣、天然氣、等，必須在參展申請表中予以說明和強調(diào)。 會議主辦方在收取一定費用后，將安排提供這些服務(wù)。

一般展會同時舉辦各類技術(shù)研討會、交流會、新聞發(fā)布會等。 這些活動的描述在《參展商手冊》中詳細列出。 您可以根據(jù)您的實際需要填寫表格進行報名。 有收費活動。 您支付所需費用后，將由主辦方確認。 另外，您需要自己組織一些現(xiàn)場活動和會議活動，還需要提前向主辦方報告活動方案和預(yù)留會議室，獲得許可后才能實施。

第六步：制定促銷計劃

展會一般會提供各種活動策劃服務(wù)，以更好地宣傳您的公司，因此您必須在展會前、展會期間和展會后制定宣傳計劃。

展前宣傳的幾種方式

（1）展會公布的《會刊》可以免費包含每個參展商的名稱、地址、電話、聯(lián)系人，甚至產(chǎn)品介紹。 如果可能的話，您還可以付費發(fā)布活動策劃。 這是展覽的重要組成部分。 一個不可忽視的環(huán)節(jié)，它是展覽的延續(xù)。

（2）通過網(wǎng)絡(luò)媒體等新聞媒體發(fā)布參展消息，介紹公司在展會上的最新動態(tài)和亮點，吸引潛在客戶在展會上參觀您的展位。

展會宣傳的幾種方式

（1）引人注目、獨特的展臺設(shè)計是吸引觀眾注意力的好方法。

（2）發(fā)放一些小禮物、舉辦一些現(xiàn)場活動也是不錯的宣傳方式。

（三）與主辦方租賃展館內(nèi)外的實體活動策劃空間更是引人注目。 一般有氣球橫幅、氣球門、活動策劃墻、戶外活動策劃標(biāo)牌、活動策劃旗桿、戶外三角標(biāo)牌、燈箱活動等。 規(guī)劃卡等

（四）舉辦產(chǎn)品發(fā)布會、新聞發(fā)布會等，舉辦各類活動、演出。

展后宣傳的幾種方式

（1）收集展會觀眾信息，以便回訪。

（二）撰寫展覽成果和新聞報道并在新聞媒體上發(fā)表。

第七步：信息展品的準(zhǔn)備和運輸

參加展會之前，必須準(zhǔn)備充足的宣傳材料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價目表等。 使用情況往往會超出您的預(yù)期，因此請做好充分準(zhǔn)備。

展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確規(guī)定。 其中包含負責(zé)領(lǐng)取展品的人員的姓名和送貨地址。 您可以點擊此處提前將展品運送至展覽地點。 另一種便捷的方式是委托貨運代理，提供門到攤位到門的服務(wù)。

第8步：預(yù)訂旅行和住宿

一般參展商需要提前1至3天到達展會舉辦地所在城市，并在展會結(jié)束后次日離開，因此您可以根據(jù)展會時間確定往返行程。 主辦方通常提供預(yù)訂往返機票的服務(wù)。

主辦方提供的《參展手冊》會提供會議接待的介紹，會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店，一般比零售價低很多。 很多展會還會提供從酒店到展會場館的免費班車，這樣會節(jié)省很多時間和金錢。

另外，如果您有參觀考察的需求，也可以提前向主辦方提出。 一般來說，主辦方會根據(jù)客人的需求提供個性化的服務(wù)。

第9步：支付所有費用

根據(jù)向主辦方提交的預(yù)約租用表，將全部預(yù)租費支付至指定賬戶，并結(jié)清剩余展位費。 一般情況下南京活動搭建，南京活動執(zhí)行，南京活動策劃，南京恒睿文化傳媒，南京舞臺設(shè)備租賃，南京同城活動，南京線下活動，活動策劃，活動搭建，恒睿文化，南京活動公司，南京舞美燈光，南京會場搭建，南京會議布置，南京美陳工廠，南京會務(wù)公司，展會主辦方要求所有展位費在展會前一個月結(jié)清。 主辦方將在活動期間提供發(fā)票。

第10步：獲取證書

參展商報到時，會議主辦方將提供參展證。 一般一個標(biāo)準(zhǔn)展位會提供2-3張展商胸卡。 這也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。 門票 大會主辦方將根據(jù)展位大小，向每個參展商分配一定數(shù)量的展會門票甚至開幕式邀請函。 這為您提供了聯(lián)系客戶和相關(guān)單位的機會。 您可以列一個清單，然后將參展商的門票和名片發(fā)送給這些客人，邀請他們參觀和見面。

第 11 步：設(shè)置和清潔

會議組織者通常會留出足夠的時間進行展覽布置。 會議展覽布展時間為2-3天，可在正常工作時間外加班施工。 布展前，施工單位需嚴(yán)格按照《參展手冊》的規(guī)定提交審批材料并繳納相關(guān)管理費等。

大會免費提供參觀者通道和其他公共區(qū)域的清潔服務(wù)，但展位的清潔工作通常由參展商自行負責(zé)。

第十二步：執(zhí)行

一切準(zhǔn)備工作完成后，就可以有條不紊地實施展會計劃了。 如現(xiàn)場發(fā)生緊急情況，需立即聯(lián)系主辦方設(shè)立的現(xiàn)場辦公室和場館負責(zé)人。 他們的聯(lián)系方式詳見《參展商手冊》。

展位工作人員應(yīng)詳細記錄每位來訪客戶的情況和要求，不要依賴事后記憶； 對于不確定的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場同意，并及時向總部報告，做出合理答復(fù)。 一旦同意，必須按質(zhì)、按期完成。 贏得客戶的合作信心； 每天將潛在的商機和客戶信息發(fā)送回公司以便立即處理和響應(yīng)。

第十三步：拆除展覽

展會最后一天的下午一般為撤展時間。 根據(jù)撤展速度，一般可延長至22:00。 參展商確認后將歸還租賃設(shè)備并退還押金。 隨后，參展商即可辦理離場手續(xù)。

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